Nationell ArkivDatabas

Dataelementkatalog (Utdrag 2005-12-16)

AUKTORITETSPOST: INSTITUTION ELLER PERSON

Sökingångar och information om en institution (myndighet, företag, organisation, eller annan organisatorisk enhet; eng.=corporate body) eller enskild person/familj, där elementen är utformade enligt internationella och nationella regler för utbyte av sådan information.

Regelverket för auktoritetsposter är utformade i anslutning till ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Person and Families. Second Edition. Prepared by THe ICA Committee on Descriptive Standards -- Adopted Canberra, Australia, 27-30 October 2003. ISBN 2-9521932-2-3. http://www.ica.org/biblio/ISAAR2EN.pdf.

Särskild hänsyn i den svenska tillämpningen tas till de regler för auktoritetsposter som utvecklas vid Kungliga biblioteket. Ifråga om institution är huvudregeln att bara självständiga juridiska personer auktoriseras. Organisatoriska enheter inom institution auktoriseras bara i de fall de uppträder självständigt. Enskilda personer ska vara identifierade för att en post ska kunna godkännas som auktoritetspost. Poster för oidentifierade personer får förekomma i systemet, men måste kunna särskiljas.

Särskilda tillämpningsregler har utarbetats för följande typer av institutioner och personer:
-- Centrala statliga institutioner;
-- Regionala och lokala statliga institutioner;
-- Mellan- och överstatliga institutioner;
-- Kommunala institutioner
-- Företag
-- Enskilda föreningar m.m.
-- Fysiska personer
-- Familjer

EAC:
<eac>

GRUNDDATA

De centrala element, som är väsentliga för en säker identifikation av en institution eller person.

EAC:
<condesc>
<identity>

Typ av auktoritetspost

Element som särskiljer om posten avser institution, fysisk person eller familj, eller underindelning av dessa begrepp

För nationellt eller internationellt informationsutbyte ska endera av termerna institution, person eller familj anges i klartext eller kunna genereras av systemet. Följande underindelning av dessa typer kan tillämpas:
-- arkivinstitution;
-- myndighet (upphörd);
-- myndighet;
-- organisatorisk enhet inom myndighet (uppörd);
-- organisatorisk enhet inom myndighet;
-- organisation (upphörd);
-- organisation;
-- organisatorisk enhet (uppörd);
-- organisatorisk enhet;
-- person;
-- person (oidentifierad) [får ej ges godkänd status];
-- släkt

EAC:
<eac type="[corporatebody | person | family] ">

EAC-exempel:
<eac type="person">

Särskiljs i EAD genom valet av element för namnet: <corpname>, <persname>, eller <famname>. Mer detaljerad underindelning av institutioner återges i <corptyp>

Identitetskod

Lokal, unik identifikator för institution eller person

Vid informationsutbyte ska koden kombineras med landskod och institutionskod enligt samma system som för arkivenhet.

Exempel:
SE/RA/5727

EAC:
<eacid>

EAC-exempel:
<eacid countrycode="SE" ownercode="RA" >5727</eacid>

Legal identitetskod

Legal number (ISAAR(CPF) 5.1.6)

Unik identifikator för institution som är reglerad i författning

Används för organisationsnummer som har tilldelats juridisk person enligt SFS 1974:174

EAC:
<legalid>

Status

Uppgift om i vilken utsträckning auktoritetsposten är godkänd i enlighet med tillämpat regelsystem

Ett av nedanstående fastlagda värden ska anges:
-- Godkänd = auktoritetsposten är godkänd för nationellt auktoritetsutbyte;
-- Godkänd (lokalt) = auktoritetsposten är kontrollerad lokalt, men inte auktoriserad;
-- Preliminär = posten är ofullständig eller ej slutgiltigt kontrollerad, men får spridas;
-- Ej godkänd = posten får inte spridas förrän rättelser eller kompletteringar gjorts.

EAC:
<eacheader status="[draft | edited | deleted]" >

EAC-exempel:
<eacheader status="draft" >

Auktoriserad namnform

Den namnform som i första hand ska brukas vid referenser

Huvudregeln är att den namnform som institutionen eller personen själv tillämpat ska auktoriseras. Över- och underordnad del i namnet ska kunna särskiljas genom typografisk konvention, där punkt avgränsar överordnad och underordnat organisationsnamn och komma efternamn och förnamn eller särskilda fält i systemet. I vissa fall ska namnformen normaliseras eller inverteras, vilket i så fall framgår av tillämpningsreglerna.

EAC:
<pershead authorized="[x]" > | <corphead authorized="[x]" > | <famhead authorized="[x]" >

EAC-exempel:
<pershead authorized="RA" >
<part type="surname">Oxenstierna</part>
<part type="forename">Axel</part>
<nameadd>av Södermöre</nameadd>

Obs. att elementets namn är beroende på typ av post och att kod för auktoriserande institution ska anges i attributet authorized

Auktoriserad namnform: överordnad del

Authority Entry (ISAAR(CPF) 5.1.2)

Avgränsad del av namnet som utgör det primära uppslaget

Används för den överordnade organisationens namn ifråga om institution och för efternamn ifråga om person. Se vidare tillämpningsreglerna.

EAC:
<part type="[surname | entry]">

EAC-exempel:
<part type="surname">Oxenstierna</part>

För personnamn anges type="surname", för institutionsnamn type="entry" eller bara ett ospecificerat <part>

Auktoriserad namnform: underordnad del

Authority Entry (ISAAR(CPF) 5.1.2)

Avgränsad del av namnet som utgör det sekundära uppslaget

Används för alla led under den överordnade organisationens namn ifråga om institution och för förnamn ifråga om person. Se vidare tillämpningsreglerna.

EAC:
<part type="[forename | subdivision]">

EAC-exempel:
<part type="forename">Axel</part>

För personnamn anges type="forename", för institutionsnamn type="subdivision"

Särskiljande tillägg

Authority Entry: additions to name (ISAAR(CPF) 5.1.2)

Upplysning som särskiljer olika institutioner eller personer med samma namnform

Förekommer olika personer/institutioner med samma namnform kan dessa särskiljas med en upplysning i detta element, t. ex. titulatur eller ort. Vid utskrift sätts detta element inom parentes.

Exempel:
Brahe, Per (d.y.)

EAC:
<nameadd>

EAC-exempel:
<nameadd>d.y.</nameadd>

Levnadstid

Tillkomst- resp. upphörandetid för juridisk person, födelse- respektive dödstid för fysisk person.

Numeriskt datumformat enligt SIS 01 02 11 "Sätt att ange datum, tidpunkt och tidrymd" ska tillämpas. Datering anges med den precision som källmaterial tillåter.

I applikationer bör elementet uppdelas i två fält. I sådana fall endast ett element brukas för datering särskiljs gränstiderna som anger en tidsrymd med två bindestreck intill varandra (eller tankstreck --).

Osäkerhet vid tidsangivelse anges genom att "-tal" eller "c:a" läggs till årtalsuppgiften.

EAC:
<existdesc><existdate>

EAC-exempel:
<existdesc>
<existdate scope="begin" >1851-05-23</existdate>
<existdate scope="end" >1920-11-11</existdate>
</existdesc>
alt.
<existdesc>
<existdate scope="begin-end" >1583--1654</existdate>
</existdesc>

Alternativnamn

Information om övriga förekommande namnformer och deras användning

Kan ha samma underelement som auktoriserad namnform. För institutioner anges vedertagna förkortningar och andra alternativa namnformer, t.ex. äldre form och stavning.

Det är viktigt att klargöra om förekomst av olika namnformer är beroende av organisationförändringar, som inneburit att en ny juridisk person har tillkommit. I sådana fall ska dessa olika personer bilda olika auktoritetsposter med ömsesidiga hänvisningar. I fråga om personer brukas det vid namnbyten, t. ex. gifta kvinnors flicknamn, pseudonym, samt alternativa (äldre) stavningar av samma namn.

EAC:
<pershead > | <corphead> | <famhead >

Alternativ namnform: överordnad del

Authority Entry (ISAAR(CPF) 5.1.2)

Avgränsad del av namnet som utgör det primära uppslaget

Används för den överordnade organisationens namn ifråga om institution och för efternamn ifråga om person. Se vidare tillämpningsreglerna.

EAC:
<part type="[surname | entry]">

EAC-exempel:
<part type="surname">Oxenstiern</part>

För personnamn anges type="surname", för institutionsnamn type="entry" eller bara ett ospecificerat <part>

Alternativ namnform: underordnad del

Authority Entry (ISAAR(CPF) 5.1.2)

Avgränsad del av namnet som utgör det sekundära uppslaget

Används för alla led under den överordnade organisationens namn ifråga om institution och för förnamn ifråga om person. Se vidare tillämpningsreglerna.

EAC:
<part type="[forename | subdivision]">

EAC-exempel:
<part type="forename">Axelius</part>

För personnamn anges type="forename", för institutionsnamn type="subdivision"

Alternativnamn: typ

(ISAAR(CPF) 5.1.3-5)

Specifikation av det alternativa namnets funktion

Följande typer kan anges:
-- parallellform;
-- tidigare namn;
-- senare namn;
-- översättning;
-- förkortning;
-- övriga [inkluderar alla alternativa stavningar].

EAC:
<corphead type="[x]" typekey="[y]> | <pershead type="[x]" typekey="[y]> | <famhead type="[x]" typekey="[y]>

Alternativnamn: giltighetstid

(ISAAR(CPF) 5.1.3-5)

Den tidsperiod under vilken den alternativa namnformen brukades.

Tidsperiod anges enligt reglerna för levnadstid.

EAC:
<usedate>

Alternativnamn: anmärkning

Förtydligande om den alternativa namnformens använding.

Kortfattad fri text.

EAC:
<descnote>

Verksamhet - topografi

Sökingångar bestående av topografisk information om en institution eller person grundad på var denna varit bosatt, verksam eller haft jurisdiktion (lokal behörighet).

I första hand används den thesaurus som ingår i Riksarkivets topografiska register.

Detta består av:
-- landskoder enligt ISO med svensk översättning;
-- topografiska koder enligt SCB i tillämpningen NAD 1998;
-- topografiska ID och namn för historiska orter och områden definierade av RA.

EAC:
<locations>

Verksamhet - topografi: association

Term som beskriver förhållandet mellan institutionen/personen och den topografiska termen

Följande termer kan brukas :
-- verksamhetsort;
-- lokaliseringsort = sätesort;
-- födelsort;
-- dödsort.

EAC:
<location typekey="[x]" type="[y]">

EAC-exempel:
<location typekey="1" type="verksamhetsort">

Verksamhet - topografi: referenskod

Unik, auktoriserad kod för identifiering av ort i thesaurus

Se: TOPOGRAFI

EAC:
<place valuekey="[x]">

EAC-exempel:
<location>
<place valuekey="018000000">

Verksamhet - topografi: generell term

Auktoriserad namnform för ort eller topografiskt område

SE: TOPOGRAFI

EAC:
<place> [x] </place>

EAC-exempel:
<location>
<place valuekey="018000000">Stockholms kommun </place>

Verksamhet - topografi: lokal term

Ortsuppgift för vilken auktoriserad term saknas

Brukas för topografiska termer som inte omfattas av tillämpad thesaurus, t.ex. vid registrering på lägre nivå än socken/församling eller utländska orter. För utländska orter ska den vedertagna svenska namnformen brukas i enlighet med geografiska namnregister och historiska atlaser.

Exempel:
kod: 110000000;
generell term: Kristianstads län;
lokal term: Albo härad;

EAC:
<descnote type="local_term" >[x] </descnote>

EAC-exempel:
<location>
<place valuekey="110000000" >Kristianstads län</place>
<descnote type="local_term" > Albo härad </descnote>

Verksamhet - topografi: giltighetstid

Den tid för vilken en topografisk association gäller

Kan anges då institutionen eller personen bara var anknuten till platsen en bestämd tid.

EAC:
<date scope="begin-end" >[yyyy]-- [yyyy]</date>

EAC-exempel:
<location>
<date scope="begin-end" >1920--1927</date>

Verksamhet - topografi: anmärkning

Förtydligande rörande den topografiska uppgiften och dess relation

EAC:
<location>
<descnote type="general" >[x] </descnote>

HISTORIK OCH VERKSAMHET

Grupp av element för information och sökingångar baserade på administrativ historia, biografi och verksamhetsbeskrivning

Huvudkategori

Klassificering av institution eller person på grundval av dess legala ställning och verksamhet

Följande termer tillämpas:
-- (1) Statlig myndighet;
-- (2) Kommunal myndighet;
-- (3) Person (släkt);
-- (4) Gård;
-- (5) By;
-- (6) Förening;
-- (7) Företag;
-- (9) Övriga.

EAC:
<funactrel type="Huvudkategori" >
<funact valuekey="[x]"> [y] </funact> </funactrel>

EAC-exempel:
<funactrel rule="RAA" type="Huvudkategori" >
<funact valuekey="1"> Statlig myndighet </funact> </funactrel>

Sektor

Klassificering av institution på grundval av dess tillhörighet till statlig, kommunal eller enskild sektor

Ange endera av följande termer:
-- (1) Statlig;
-- (2) Kommunal;
-- (3) Enskild.

EAC:
<legalstatus>

EAC-exempel:
<legalstatus typekey="1">Statlig sektor</legalstatus>

Organisationsnivå

Organisationsnivå för institution.

Ange endera av följande termer:
-- (1) Central [nationell nivå];
-- (2) Distrikt [region, län];
-- (3) Lokal;
-- (4) Internationell = [t.ex FN-organ, Nordiska kommittéer, multinationella företag];
-- (5) Övernationella organ = [t.ex. EU-institutioner]

EAC:
<assetstruct><descentry typekey="[x]"> [y] </descentry></assetstruct>

EAC-exempel:
<assetstruct><descentry typekey="1"> Central </descentry></assetstruct>

Verksamhet - sakord

Sökingångar uttryckta i sakord för den verksamhet en institution eller person har bedrivit

Termer kan väljas utifrån institutionens eller personens
-- formella funktion, kategoritillhörighet eller yrkestillhörighet
-- verksamhet uttryckt som ett ämnesområde.

En verksamhetsterm uttryckt som ämnesområde ska svara på följande typ av frågor:
Vad gör/gjorde denne?
Vilket ämnesområde tillhör de ärenden, som myndigheten handlägger, de varor som företaget tillverkar, det intresse föreningen främjar, det yrke personen innehar, hobbyn personen utövar?

Valet av termer ska vara grundat på vederhäftiga källor till institutionens/personens verksamhet och sättas på den detaljeringsnivå som dessa medger.
Källor:
-- primärkällor, t.ex. instruktion, verksamhetsberättelse;
-- sekundärkällor, t.ex. administrativ historik, biografi, arkivförteckning.

EAC:
<funactrels>

Verksamhet - sakord: thesaurus

Generell term för den thesaurus som tillämpas vid angivande av Verksamhet - sakord

Följande thesauri kan tillämpas, var för sig, eller i kombination:
-- Kategori =termlista fastslagd av NAD;
-- Svenska ämnesord = Kungl. bibliotekets thesaurus för ämnesord

EAC:
<funactrel type="x" >

Verksamhet - sakord: generell term

Term för verksamhet enligt thesaurus

EAC:
<funact>[x]</funact>

Verksamhet - sakord: referenskod

Unik, auktoriserad kod för identifiering av verksamhetsterm i thesaurus

EAC:
<funact valuekey="[x]">

Verksamhet - sakord: lokal term

Fritt vald term för verksamhet för vilken thesaurusterm saknas

Används för registrering av verksamhetstermer i nära anslutning till källan, t. ex. historiska titlar, yrkes och företagsbenämningar. Ska alltid användas tillsammans med en bredare term ur thesaurus

Exempel:
Kod: 3000
Klartext: Tekniskt arbete
Specifikation: Lantmätare

EAC:
<descnote type="spec" > [x] </descnote>

EAC-exempel:
<funactrel rule="RAA" type="kategori" >
<funact valuekey="3000">Tekniskt arbete</funact>
<descnote type="spec" > Lantmätare </descnote></funactrel>

Verksamhet - sakord: giltighetstid

Den tid för vilken en uppgift om verksamhet gäller

Tillämpas i de fall en institution/person bara haft en viss verksamhet eller funktion under en begränsad tid.

EAC:
<funactrel><date>

Verksamhet - sakord: association/funktion

Term som beskriver den funktionella relationen mellan personen och verksamhetstermen

Elementet tjänar till att tydliggöra på vilket sätt en viss verksamhet är associerad till institutionen/personen
Följande termer kan brukas
#YTTERST PRELIMINÄR LISTA
# tillsyn;
tillverkning;
information;
tillstånd;
förvaltning;
utövning

Grunddokument

Hänvisningar till dokument som utgör det legala grunden för tillkomsten av en institution såsom stiftelseurkund, instruktion o.dyl

EAC:
<causa><descentry>

EAC-exempel:
<causa>
<descentry type="Instruktion" >
<value>SFS 1864:35 </value>
<date> 1864</date></descentery></causa>

Grunddokument: dokumenttyp

Term som preciserar vilket slag av grunddokument som hänvisningen görs till.

Vedertagna (offficiella) beteckningar ska användas som i exemplen nedan.Denna term ska tillsammans med referenskoden ge tillräcklig information för att säkert identifiera dokumentet.

Exempel:
Kungligt brev;
Instruktion;
Kommittédirektiv;
Regeringens bemyndigande;
Privilegiebrev;
Bolagsordning;
Stadga;
Konstituterande protokoll

EAC:
<descentry type="x" >

EAC-exempel:
<causa><descentry type="Instruktion" >

Grunddokument: referenskod

Unik beteckning för grunddokumentet

Använd den officiella beteckningen som referenskod för dokumentet, när sådan finns

Exempel:
Dir 1999:03 [kommittédirektiv];
SFS 1864:35 [instruktion]

EAC:
<causa><value>

EAC-exempel:
<causa><descentry type="Instruktion" ><value>SFS 1864:35 </value>

Grunddokument: datum

Tidpunkt för undertecknande, beslut eller annan tidpunkt från vilken dokumentet vunnit laga kraft.

EAC:
<causa><descentery><date>

EAC-exempel:
<date> 1864</date>

Grunddokument: specifikation

Ord eller fras för identifikation av dokument

Ange i första hand dokumentets titel enligt regler för Titel under arkivenhet om inte denna framgår ur typbeteckningen.

EAC:
<causa><descentery><descnote>

Historik/biografi

Historisk översikt över institutionens eller personens verksamhet.

Historiken ska vara kortfattad, överskådlig och inriktad på huvuddragen i verksamheten. De sökingångar -- topografi, kategori, verksamhet -- som registrerats för auktoritetsposten bör här vara insatta i sitt sammanhang. Historiken ska även vara generell och oberoende av arkivinformationen. Historiker som är inriktade på arkivbildningsförhållanden ska i stället utgöra en del av arkivbeskrivningen (elementen arkivhistorik, innehåll eller struktur).

Exempel:
Bränslenämnden skulle ha ansvar för regleringen och fördela landetes förråd av flytande bränsle till olika huvudändamål [...] skaffa överblick över landets tillgångar och behov av flytande bränsle och stadsgas samt verka för besparing och rationalisering vid användningen. [—] Uppgifterna övertogs 1974 av Överstyrelsen för ekonomiskt försvar.
[Utdrag ur Riksarkivets beståndsöversikt, 5:1, s. 142]

EAC:
<bioghist>

EAC-exempel:
<bioghist>
<p>Bränslenämnden skulle ha ansvar för regleringen och fördela landetes förråd av flytande bränsle till olika huvudändamål [...] [</p>
</bioghist>

HÄNVISNINGAR

Grupp av element för upplysningar och länkar rörande auktoritetspostens relation till andra auktoritetsposter, arkivenheter och litteratur

EAC:
<eacrels>

Hänvisning - institution eller person

Relationships with other corporate bodies, persons or families (ISAAR(CPF) 2.x.8)

Hänvisning till annan institution eller person

EAC:
<eacrel>

Hänvisning - institution eller person: relationstyp

Uppgift om vilket förhållande som råder mellan beskriven person och relaterad person

Följande termer kan brukas:
-- föregångare/efterföljare;
-- över-/ underordnad;
-- föräldrar/barn;
-- make/maka

EAC:
<eacrel reltype="[x]" typekey="[y]"

Hänvisning - institution eller person: auktoritetstyp

Typ av auktoritetspost för den institution eller person som hänvisning görs till.Se Typ av auktoritetspost under Grunddata

Hänvisning - institution eller person: namn

Auktoriserad namnform för den auktoritetspost som hänvisning görs till.Se Auktoriserad namnform under Grunddata

EAC:
<persname>|<corpname>|<famname>

Hänvisning - institution eller person: referenskod

Auktoriserad referenskod för den auktoritetspost som hänvisning görs till.Se Referenskod under Grunddata

EAC:
<eacrel syskey="[x]"

Hänvisning - institution eller person: giltighetstid

Den tid under vilken den angivna relationen gällde

Tid anges enligt regerna för Verksamhetstid under Grunddata.

EAC:
<date scope="begin-end" type="reldate">

Hänvisning - institution eller person: anmärkning

Kompletterande information om auktoritetsrelationen.

I de fall de fastlagda termerna för relationstyp kan missförstås anges förtydligande här

EAC:
<descnote>

Arkivhänvisning

Information om och ev. länk till arkivenhet, som auktoritetsposten är relaterad till

EAC:
<resourcerels><resourcerel> <archunit>

EAC-exempel:
<resourcerel countrycode="SE" ownercode="RA" system="NADARK" syskey="{302E2BB5-D161-11D5-841B-00D0B73E008B}" typekey="1" reltype="origination" type="arkivbildare" ea="6">

I EAC ingår alla hänvisnigar till material i <resourcerel> som indelas i huvudtyperna arkivenhet, museiobjekt och biliografiskt objekt med underindelningen i <archunit>, <musunit> och <bibunit>. Här visas märkningen för både interna och externa arkivhänvisningar, medan märkningen vid externa hänvisningar exemplifieras bara med bibliografiska objekt

Arkivhänvisning: Relationstyp

Bestämning av relationen mellan arkivenheten och institution eller person .

EAC:
<resourcerel reltype="x" type="y" >

Arkivhänvisning: Arkivenhetstyp

SE Arkivenhet -- Beskrivningsnivå: fasta värden

Arkivhänvisning: Referenskod

SE: Arkivenhet -- Referenskod

EAC:
<unitid countrycode="SE" ownercode="[XX]">[SE/XX/9999]

EAC-exempel:
<unitid countrycode="SE" ownercode="RA" ea="6.1">SE/RA/9999</unitid>

Arkivhänvisning: Titel

SE: Arkivenhet -- Titel

EAC:
<unittitle>

Arkivhänvisning: Tid

Uppgift om den tidsperiod för vilken hänvisningen är giltig.

Uppges i sådana fall då hänvisningen bara är relevant för viss tidsperiod. Ange systematiskt datum format som Arkivenhet -- Datering.

EAC:
<unitdate>

Arkivhänvisning: Server

Benämning på den dator där dokumentet är lagrat

Används i ARKIS II som hänvisning till tabell för centralt underhåll av sökvägarna till antingen interna eller externa servrar

EAC:
<resourcerel system="[entity]"

Arkivhänvisning: Filnamn

Filnamn och vid behov sökväg för det dokument till vilken hänvisning görs

Filnamnet ska i kombination med elementet server ge en fullständig sökväg till objektet

EAC:
<resourcerel syskey="[x]"

Arkivhänvisning: URL

Uniform Resource Locator

Sökväg och filnamn för resurs på internet.

Ange den fullständiga sökvägen enligt etablerad internet-standard

Exempel:
http://www.ra.se/nad/auktor/index.html

EAC:
<resourcerel syskey="[x]"

Arkivhänvisning: Placering

Uppgift om vilken arkivdepå materialet är förvarat i

EAC:
<repository>

Arkivhänvisning: Omfång

EAC:
<physdesc> <extent>

EAC-exempel:
<physdesc><extent>8 hyllm., 20 vol.</extent>

Arkivhänvisning: Abstract

Förtydligande eller anmärkning rörande hänvisningen

Kortfattad sammanfattning om innehållet i arkivet.

EAC:
<abstract>

Arkivhänvisning: Anmärkning

Förtydligande eller anmärkning rörande hänvisningen

Kortfattad, fritt utformad anmärkning.

EAC:
<descnote>

Extern hänvisning

Information om eller teknisk länkning till dokument utanför systemet.

Externa hänvisningar kan göras till:
-- instititutionens eller personens hemsida;
-- administrationshistorisk eller biografisk litteratur genom länk till Libris eller elektronisk edition på internet;
-- arkivbeskrivningar utanför systemet

EAC:
<resourcerels><resourcerel> <archunit>|<musunit>|<bibunit>

Extern hänvisning: Hänvisningstyp

Generell klassifikation av hänvisningen

Nedanståenda termer tillämpas:
-- Publikation = varje slag av dokument som är mångfaldigat för distribution till allmänheten oberoende av medium;
-- Annan hänvisning = t.ex. icke publicerade utredningar.

EAC:
<descnote>

Extern hänvisning: Dokumenttyp

Specifikation av vilken typ av dokument (sökmedel, resurs) som hänvisningen avser.

Nedanståenda termer tillämpas:
-- Arkivförteckning (godkänd);
-- Arkivförteckning (koncept);
-- Arkivinledning;
-- Historik/biografi;
-- Källedition;
-- Litteratur;
-- PM;
-- Urkund;
-- Webbsida

EAC:
<descnote>

Extern hänvisning: Referenskod

Unik identitetsbeteckning såsom arkivnummer eller ISBN

Anges i förekommande fall.

Exempel:
[tryckt bok:]ISBN 91-88366-21-9
[Fotografi i Nordiska museet. Ämnesordnade bildarkivet:]SE/NMA/0021/385.U.az

EAC:
<bibunit><num>

Extern hänvisning: Titel

Titel på arkivenhet, dokument eller resurs

Ange fullständig titel.

Exempel:
[tryckt förteckning:]The Collection of Orazio del Monte: an inventory by Marie-Louise Rodén

EAC:
<bibunit><title>

Extern hänvisning: Tid

Uppgift om den tidsperiod för vilken hänvisningen är giltig.

Uppges i sådana fall då hänvisningen bara är relevant för viss tidsperiod. Ange systematiskt datum format som Arkivenhet -- Datering.

EAC:
<bibunit><title><date>

Extern hänvisning: Server

Uniform Resource Locator

Sökväg och filnamn för resurs på internet.

Ange den fullständiga sökvägen enligt etablerad internet-standard

Exempel:
http://www.ra.se/nad/auktor/index.html

EAC:
<resourcerel system="[x]"

Extern hänvisning: Filnamn

Filnamn och vid behov sökväg för det dokument till vilken hänvisning görs

Filnamnet ska i kombination med elementet server ge en fullständig sökväg till dokumentet

EAC:
<resourcerel syskey="[x]"

Extern hänvisning: URL

Uniform Resource Locator

Sökväg och filnamn för resurs på internet.

Ange den fullständiga sökvägen enligt etablerad internet-standard

Exempel:
http://www.ra.se/nad/auktor/index.html

EAC:
<resourcerel syskey="[x]"

Extern hänvisning: Placering

Extern hänvisning: Anmärkning

Förtydligande eller anmärkning rörande hänvisningen

Kortfattad, fritt utformad anmärkning.

EAC:
<descnote>

ADMINISTRATION

Sekretess

Ej tillämpbart!

EAC:
<descentry type="SEKR">

Personuppgift enligt PUL

EAC:
<descentry type=" PUL">

Utlämnande enligt PUL

EAC:
<descentry type=" PULUT">

Administrativ anmärkning

EAC:
<ocd type="adm">

NAD

Information om institution, som är leverantör av data till den nationella arkivdatabasen

NAD-institution

Variabel som anger att posten avser en dataleverantör till NAD

EAC:
<descentry type="nad ">

EAC-exempel:
<descentry ea="tbl.auktoritet.nadinst" typekey="x" type="NAD" ><value /></descentry>

NAD-anmärkning

Beskrivning av NAD-institutionens arkivsystem och dess exportformat

Används för att beskriva eller kommenterar det lokala systemet och dess exportformat till NAD

EAC:
<ocd type="NADanm">

KONTROLL

Grupp av element för dokumentation av auktoritetspostens tillkomst.

EAC:
<eacheader>

Huvudkälla

Benämning på den källa som utgjort det viktigaste underlaget vid auktoritetspostens upprättande

I de fall flera källor används anges här källan för auktoriserad namnform och verksamhets-/levnadstid

Exempel:
Sveriges statskalender;
Svensk författningssamling;
Libris;
Svenskt biografiskt lexikon;
Riksarkivets beståndsöversikt;

EAC:
<sourcedecl> <source> <title>

Källår

Årtalet för tillkomsten/utgivningen av huvudkällan

EAC:
<sourcedecl> <source> <date>

Regel

Uppgift om vilken regel för upprättande av auktoritetsposter som har tillämpats

Anges i enlighet med nedanstående fasta värden:
-- NAD2 = Dataelementkatalog för NAD och ARKIS II (d.v.s. detta dokument);
-- NAD1 = Nationell arkivdatabas, Dataelementkatalog, 1993-10-15 (RA Dnr 60-1146-92);
-- REA = Nationalregistret över enskilda arkiv, arbetsmanual för REA-projektet;
-- ASL = Arkivregister Stockholms län;
-- KRS = Katalogiseringsregler för svenska bibliotek;
-- SVAR = Regler utformade för mikroformer vid Riksarkivets byrå SVAR för det äldre systemet;
-- SVAR2 = ARKIS II-anpassad version av dessa regler.REA [för auktoritetspost övertagen från Nationalregistret över enskilda arkivs äldre databas];

EAC:
<ruledecl><rule>

Anmärkning om auktoritetspostens upprättande

Information om ytterligare brukade källor vid postens upprättande, samt tillämpad metodik.

EAC:
<sourcedecl> <source> <descnote>

SPECIAL

Grupp av element för administrativa uppgifter om nu existerande institutioner och personer, samt arkivverkets tillsynsverksamhet.

Adressuppgifter

EAC:
<location><address><addressline>

EAC-exempel:
<location type="kontaktinfo"> <address>
<addressline type="epost"> […] </addressline>
<addressline type="besöksadress"> […] </addressline>
<addressline type="postadress"> […] </addressline>
<addressline type="postnr"> […] </addressline>
<addressline type="ort"> […] </addressline>
<addressline type="telefon"> […] </addressline>
<addressline type="telefax"> […] </addressline>
</address>
<descnote type="kontaktperson"> <persname> […]</persname > </descnote></location>

Tillsyn